Опись в архивированную коробку для бухгалтерии

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (495) 332-37-90
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 449-45-96 Доб. 640

Трепетно любимые бухгалтерами первичные документы не могут вечно лежать в бухгалтерии, даже если там много просторных шкафов. Не стоит думать, что вы можете просто взять и отнести свои папки в архив, положив их на полку. Сроки хранения первичной документации составляют минимум пять лет, а некоторые другие документы, к примеру, связанные с исчислением налогов, следует хранить до 10 лет, а какие-то и 75! Чтобы в течение этого срока ничего не потерялось и не перепуталось, необходимо следовать установленным правилам оформления, при архивировании бухгалтерских документов, подлежащих сдаче в архив. Работники архива очень щепетильно относятся к оформлению, ведь именно им спустя годы придется в спешке разыскивать вашу сегодняшнюю декларацию, когда ее неожиданно потребует налоговая.

Трепетно любимые бухгалтерами первичные документы не могут вечно лежать в бухгалтерии, даже если там много просторных шкафов.

Предприятие должно самостоятельно обеспечить надлежащее хранение первичных документов и регистров бухучета. О том, как организовать хранение первичных документов, как долго надо их хранить, а также как передать в архив и уничтожить, вы узнаете из этой консультации. Для организации хранения документов необходимо составить номенклатуру дел в соответствии с п. Номенклатура нужна, чтобы установить единый порядок формирования дел независимо от носителя информации , обеспечить их учет, оперативный поиск документов по содержанию и видам, определить сроки хранения дел.

Архивирование документов в бухгалтерии

Законченные в делопроизводстве документы группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел, согласованной и утвержденной в порядке, рассмотренном в разделе 5 этого спецвыпуска см. При этом, как правило, дела на предприятии формируют децентрализованно, т. Однако если объем документооборота на предприятии до 10 тыс. Правила формирования документов в дела описаны в гл. Приведем основные из них:. Как исключение из этого правила, когда этого требует специфика работы предприятия, документы постоянного и временного хранения, связанные с решением одного вопроса, могут временно группироваться в течение года в одно дело.

По окончании года или после решения вопроса указанные документы должны быть помещены в отдельные дела согласно номенклатуре дел в соответствии с таким принципом: в одно дело помещают документы только постоянного хранения, а в другое — временного п.

Положения, правила, инструкции и т. Если они утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела по видам и хронологии п. Распространенной ошибкой предприятий является формирование всех приказов руководителя в одно дело. В связи с этим обратите внимание:. Приказы по кадровым вопросам личному составу группируют в соответствии с их видами и сроками хранения.

При этом учтите: запрещено группировать вместе приказы длительного 75 лет и временного 5 лет хранения. Заметьте: при больших объемах документов целесообразно приказы по кадровым вопросам личному составу , касающиеся различных направлений деятельности учреждения прием на работу, увольнение, премирование, командировки, отпуска и т. Если создается незначительное количество различных видов приказов по кадровым вопросам личному составу , их можно группировать по срокам хранения: в одно дело — приказы длительного срока хранения, в другое — временного срока хранения.

Документы заседаний коллегиальных органов группируют в 2 дела п. Протоколы заседаний коллегиальных органов группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям этих органов систематизируют по датам и номерам протоколов, а в пределах группы документов, которые касаются одного протокола, — по повестке дня заседания п. Переписку группируют по содержанию и корреспондентскому признаку и систематизируют в хронологическом порядке: документ-ответ размещают за документом-запросом.

Поручения вышестоящих учреждений и документы, связанные с их выполнением, группируют в дела по направлениям деятельности предприятия или по авторам инициативных документов. Документы в небольшом количестве группируют в одно дело. В деле документы систематизируют по датам поручений. Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки группируют в дела отдельно от проектов этих документов.

Документы в личных делах работников группируют в хронологическом порядке по мере их пополнения в такой последовательности п. Обратите внимание: копии приказов и распоряжений о взысканиях, поощрениях, смене фамилии работника и т.

Эти сведения вносят в дополнения к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку. При этом заметьте: сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся п. Расчетно-платежные ведомости лицевые счета работников предприятия систематизируют в пределах года по фамилиям в алфавитном порядке, а ведомости на выплату денег ведомости начисления заработной платы формируют ежемесячно в пределах года.

Методическое руководство и контроль за формированием дел на предприятии и в его структурных подразделениях осуществляют служба делопроизводства и архив предприятия п. Дела предприятия следует должным образом оформить. Требования к оформлению дел установлены гл. Рассмотрим их. В зависимости от сроков хранения документов осуществляют полное или частичное упрощенное оформление дел.

Таким образом осуществляют частичное оформление дел. В частности, оформление таких дел предусматривает :. Систематизация документов предусматривает их размещение в деле по хронологии поступления или создания с января по декабрь. Все листы дела нумеруют арабскими цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу простым мягким карандашом или механическим нумератором. Листы заверительной надписи и внутренней описи нумеруют отдельно.

Чернила, пасту или цветные карандаши применять для нумерации листов дела, листов заверительной надписи и внутренней описи запрещено п. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют в каждом томе части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы, которые являются отдельными листами в деле, нумеруют с оборотной стороны в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами фотографиями, вырезками, выписками и т. Если к документу подклеены одной стороной другие документы вырезки, вставки к тексту, переводы и др.

Конверты с вложениями, подшитые в дело, нумеруют сплошной нумерацией листов дела. При этом сначала нумеруют конверт, а затем каждое вложение в конверте. Листы большего формата, чем А4, подшивают с одной стороны и нумеруют как один лист в правом верхнем углу, а затем фальцуют в формат А4. В случае отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается использовать буквенные обозначения листов а, б и т. При большом количестве ошибок листы перенумеровывают путем зачеркивания одной косой чертой старого номера и проставления рядом нового.

Согласно п. Необходимость составления внутренней описи документов отдельных дел определяется инструкцией по делопроизводству на предприятии. Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, который содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

Ее подписывает составитель. К внутренней описи оформляют итоговую запись, в которой указывают цифрами и словами количество документов, включенных в опись, и количество листов внутренней описи. Если дело переплетено или подшито ранее без внутренней описи, то ее бланк подклеивают с внутренней стороны лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела включение дополнительных документов, их исключение, замену оригиналов копиями и др. Приведем пример составления внутренней описи личных дел.

С целью учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации в конце дела составляют заверительную надпись п. Ее помещают в конце дела, а в печатных экземплярах дел учетные журналы, отчеты и т.

В заверительной надписи оговаривают следующие особенности нумерации документов дела :. Заверительную надпись подписывает ее составитель. Все последующие изменения в составе и состоянии дела повреждение листов, замена документов копиями, присоединение новых документов и т.

При большом количестве перенумерованных листов в конце дела составляют новую заверительную надпись. При этом старая заверительная надпись зачеркивается и хранится в деле постоянно. Приведем пример составления заверительной надписи. Документы, содержащиеся в деле, подшивают на 4 прокола специальными суровыми нитками или дратвой. А дела постоянного, длительного свыше 10 лет хранения и по кадровым вопросам личному составу переплетают в твердую обложку из картона.

Металлические скрепления скрепки, шпильки при этом удаляют п. Во время переплета или подшивки документов нельзя затрагивать текст. Если текст документа напечатан слишком близко к его левому краю, необходимо нарастить корешок документа бумагой того же качества, что и носитель текста документа.

При наличии в деле невостребованных личных документов трудовых книжек, удостоверений, дипломов, аттестатов, свидетельств и т. Если таких документов значительное количество, их изымают из дела и на них составляют отдельную опись.

Титульные листы рекомендуется изготавливать печатным способом и заполнять изменяющуюся информацию от руки п. Заголовок дела на обложке должен соответствовать заголовку в описи дел структурного подразделения. На обложке дел титульных листах проставляют :. Если дело состоит из нескольких томов частей , то на каждом из них проставляются крайние даты документов.

В случае проставления точных календарных дат число и год указывают арабскими цифрами, а название месяца — прописью. Если в дело включены документы приложения и т. Даты можно не указывать на обложке титульном листе дел, содержащих годовые планы и отчеты, поскольку они отражены в заголовках дел;.

Надписи на обложках дел постоянного и длительного свыше 10 лет хранения делают четко черными светостойкими чернилами или пастой. В случае помещения в дело надлежащим образом оформленного титульного листа, изготовленного печатным способом, на обложке дела указывают только номера архивного фонда, описи и дела.

При этом запрещено наклеивать титульный лист на обложку дела. Структурные подразделения предприятия обязаны описывать документы постоянного и длительного свыше 10 лет хранения, по кадровым вопросам личному составу через год после завершения дел в делопроизводстве. С этой целью составляют описи дел. В случае ликвидации или реорганизации предприятия описи в обязательном порядке составляют также и на дела временного до 10 лет хранения.

Описи дел ведут в течение нескольких лет с использованием единой сквозной нумерации. Во время составления описей дел необходимо соблюдать такие требования :. Если дело состоит из нескольких томов частей , то каждый том часть вносят в опись под отдельным номером ;. При этом прочие сведения о делах вносят в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводят полностью;. Также учтите следующие правила для распределения дел в соответствии со схемой систематизации п.

При этом название первого подразделения берется в скобки и пишется название последнего. В конце описи делают итоговую запись с указанием цифрами и прописью количества дел, учитываемых по описи, первого и последнего номеров дел в описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи буквенные и пропущенные номера дел.

В годовой раздел описи вносят также дела, не завершенные в течение календарного года. Графы 4 и 5 описи при этом не заполняют. Опись дел структурного подразделения составляют в 2 экземплярах п.

Первый экземпляр передается вместе с делами в архив предприятия, а второй остается как контрольный экземпляр в структурном подразделении. Опись дел подписывается ее составителем, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения п.

Media, - Все права защищены. Использование материалов без согласования с редакцией запрещено.

Опись в архивированную коробку для бухгалтерии

Первичные документы не могут вечно лежать в бухгалтерии, даже если там много просторных шкафов. Не стоит думать, что вы можете просто взять и отнести свои папки в архив и положить их на полку. Май by admin Но на практике это совершенно не так. Эти требования соблюдаются неукоснительно, которые регулируют правила хранения документов.

Архивирование бухгалтерских документов

Ее оформление — это окончательный этап обработки документации. Составляется при различных обстоятельствах: изъятие ценностей, их уничтожение, отправка по почте и так далее. В компаниях активно применяется такая форма, как опись документов. Рассмотрим ее подробнее. Документы, отражаемые в описи, должны быть правильно систематизированы. Сначала фиксируются приоритетные по важности бумаги приказы, распоряжения , после которых следуют планы, переписки и другие документы.

Готовим документы к хранению

По установленным правилам первичная бухгалтерская документация хранится не менее 5 лет, лицевые счета сотрудников — 75 лет, а многие документы — годовые отчеты, паспорта сделок и т. За единицу измерения принимается одна единица хранения с количеством листов до В случае если дело свыше листов, стоимость увеличивается кратно: до листов х 2, до листов х3, до листов х 4, до листов х 5, до листов х 6. Все листы обязательно нумеруются. Это делается для обеспечения целостности информации в процессе хранения. После того как документы выполнят свою основную миссию, они становятся практически ненужными в настоящий момент. Часть из них уничтожается, а остальные отправляются в специальные хранилища, которые называются архивами. Здесь документы обрабатываются, систематизируются и определяются на хранение в заранее отведенные для этого помещения. Этот этап считается последним в делопроизводстве. Так, в соответствии с Положением Центробанка РФ от

Первичные документы не могут вечно лежать в бухгалтерии, даже если там много просторных шкафов. Не стоит думать, что вы можете просто взять и отнести свои папки в архив и положить их на полку. Сроки хранения первичной документации составляют минимум пять лет, а некоторые другие документы, к примеру, связанные с исчислением налогов, следует хранить до 10 лет, а какие-то и 75! Чтобы в течение этого срока ничего не потерялось и не перепуталось, необходимо следовать установленным правилам оформления, при архивировании бухгалтерских документов. Работники архива очень щепетильно относятся к оформлению, ведь именно им спустя годы придется в спешке разыскивать вашу сегодняшнюю декларацию.

Законченные в делопроизводстве документы группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел, согласованной и утвержденной в порядке, рассмотренном в разделе 5 этого спецвыпуска см. При этом, как правило, дела на предприятии формируют децентрализованно, т.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Памятка по подготовке и передаче документов в архив
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 3
  1. Екатерина

    Запугали людей. Во Франции полицейских вообще лупят люди.

  2. eansergeo

    1. Коворкинг не зарещен законом, и есть коворкинг центры, кафе (антикафе творческие площадки и ТД. Взять в аренду Лофт помещение без кабинетов и по договору коворкинг пусть коллектив работает с почасовой оплатой типа за пользование метрами, это же не запрещено? Тоесть я предоставляю только помещение для творчества и это не противозаконно! Если так нельзя то как работают коворк заведения?

  3. Кузьма

    Самая большая проблема на дорогах нет сплошной по обочине Разминаешься на ближнем и не вера не видно Поездил по европейским дорогам это очень помогает И в первую очередь ЭТО БЕЗОПАСТНОСТЬ

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных